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黔南州市场监督管理局关于 印发档案管理工作制度的通知
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黔南州市场监督管理局档案管理工作制度

 

  第一条  为进一步提高档案科学管理水平,有效地保护和利用档案,为本局和国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等有关规定,结合本局实际,特制定本制度。

  第二条  凡本局在各项公务活动中直接形成的、具有保存价值的文件材料及图表、声像等各种门类和载体的档案,以及与本机关业务工作有关的资料,均属本局档案接收范围,局办公室(档案室)负责全局档案的接收管理,任何科室、单位和个人不得将档案据为己有或拒绝归档。

  第三条  本局档案工作,接受黔南州档案局监督和业务指导。

  第四条  办公室(档案室)配备兼职档案管理人员,负责日常管理工作;各科(室)、各直属事业单位配备兼职档案员,负责所属部门档案整理和移交工作。

  第五条  办公室(档案室)和档案兼职人员的职责:

  (一)贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策。

  (二)办公室(档案室)集中统一管理本局档案,积极开展编研和提供利用服务工作,负责监督指导各科(室)、各直属事业单位做好各种文件材料的收集、整理、立卷归档工作,同时负责全局档案业务指导。

  (三)各科(室)、各直属事业单位兼职档案人员,按照有关规定和办公室(档案室)的要求,做好本部门档案的收集、整理、立卷归档工作,按时向局办公室(档案室)移交。

  第六条  办公室(档案室)按规定做好档案的接收检查工作,确保案卷质量,对不符合移交要求的档案不予接收。

  第七条  接收的档案基本要求:

  (一)归档材料必须真实、准确、完整。

  (二)归档的各类材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。 

  (三)符合国家规定的立卷原则和案卷质量标准。 

  第八条  归档的范围和时间要求: 

  (一)本局制发的文件,应在下年1月底前由办公室(档案室)统一整理后归档;各科(室)、各直属事业单位制发并需要归档的文件,应在下年1月底前整理后交办公室(档案室)归档。 

  (二)对重要会议、重大活动、外出学习考察等重要工作资料,各类荣誉牌匾,声像资料等需要归档保存的,应在工作结束后1个月内整理后交办公室(档案室)归档。 

  (三)涉及全局性或各科(室)、各直属事业单位的半年、全年工作总结等材料,应在下年1月底前整理后交办公室(档案室)归档。 

(四)会计类档案应在下年1月底前整理后交办公室(档案室)归档。

  (五)信息化建设和政府采购等基本建设中形成的有关材料,应在项目验收完成后1个月内交办公室(档案室)归档。

(六)每年的2月底前进行一次归档清查,各科(室)、各直属事业单位应把上一年应归档而未归档的其它文件材料整理后交办公室(档案室)归档。

第九条  档案室档案以件为保管单位,按类别号、年度、案卷号分门别类上架排列,同时编排上架存放示意图。

  第十条  根据国家有关档案管理制度,制定本机关档案保管期限表。文书档案分为永久、30年和10年。会计档案的保管期限遵照国家会计档案管理要求办理。

  第十一条  由办公室(档案室)负责对本局各门类保存期限届满的档案进行鉴定。对失去保存价值的档案,由鉴定小组提出鉴定意见,登记造册,经分管局领导批准后,由两人以上在指定地点监督销毁,并在销毁清册上签字,销毁清册事后归档。

  第十二条  各科(室)、各直属事业单位向办公室(档案室)移交档案时,交接双方应办理交接手续,做到手续完备,有据可查。对到期档案,由办公室(档案室)按规定向黔南州档案局移交。

  第十三条  办公室(档案室)保管的各类档案原则上不外借,本局工作人员因工作需要借阅档案的,须办理借阅手续,借出的档案应在3日内归还。

  第十四条  查阅党组会议纪要需征得局主要领导同意,查阅局长办公会议及其他有关机要材料,需征得分管局领导同意。

  第十五条  外来人员查阅档案,按照档案管理、保密管理和政府信息公开管理等有关规定办理。公、检、法等单位需要外借档案原始材料进行鉴定等的,需征得办公室分管领导同意,并办理借阅手续,档案管理人员应及时催讨,督促尽早归还。 

  第十六条  档案利用人员查阅档案,不得拆封、涂画、污损和抽取材料,违反者按规定追究相关责任。

  第十七条  档案工作人员必须严格遵守纪律,保守国家秘密,不得擅自扩大利用范围。

  第十八条  档案室应配备专用库房、档案密集架及空调、除湿机、温湿度计、防盗门等必要设备,认真落实日常管理措施,保持库房清洁卫生,定期进行检查,确保档案安全。

  第十九条  加强档案信息化建设工作,实施档案影像扫描,归档电子文件资料,提高档案数字化管理水平。

  第二十条  档案管理工作纳入本局工作目标责任制考核。 

  第二十一条  行政许可、行政处罚等业务档案有相关制度规定要求的按照有关制度规定执行。各科(室)、各直属事业单位的日常材料和档案管理可以根据本制度要求,结合实际制定专门的管理制度。

  第二十二条 本制度自发布之日起实施。

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